A folha de pagamento é um documento que contém todas as informações de pagamentos dos colaboradores em relação à jornada de trabalho e outros informativos. ✍️
Muito além do salário da sua equipe, a folha de pagamento tem como objetivo garantir que as movimentações financeiras sejam feitas em dia, evitando transações indevidas, atrasos e erros em geral. 👍
Dessa forma, você evita que a sua empresa corra o risco de sofrer penalidades, como multas e indenizações dos órgãos fiscalizadores.
😄 Confira agora como otimizar a sua folha de pagamento. Boa leitura!
Passo a passo: 5 etapas para otimizar a folha de pagamento
1. Adote um sistema digital, online e automatizado
O primeiro passo para otimizar a folha de pagamento da sua empresa é contar com todas as facilidades e praticidades de um sistema/ferramenta digital, online e com possibilidade de automatização de processos. 💻
Deixar esse serviço de forma manual não agregará em nada no seu negócio, pelo contrário, resulta em problemas conhecidos, como perda de tempo, esquecimentos, atrasos, desatenção e outros erros humanos. 🤝
Com uma boa ferramenta é possível agendar e automatizar diversos pagamentos, acompanhar transações de forma online, ter mais tempo para agilizar outras demandas e muito mais. 👏
2. Padronize cargos e salários
✔️ Com um sistema definido, antes mesmo de começar a preencher as informações necessárias, é importante padronizar os dados dos colaboradores, tanto para ser mais prático para o preenchimento quanto para verificar divergências.
Essa padronização de cargos e salários também é fundamental para agilizar ocasiões futuras como promoções, abertura de novas vagas, admissões, demissões etc.
3. Programe os pagamentos para o mesmo período
Muitas empresas possuem diferentes programações de pagamentos, como semanais, quinzenais e mensais. Isso pode ser benéfico em poucos casos particulares, mas de modo geral, dificulta a vida do gestor. 😓
Ao ter que realizar os pagamentos em diferentes datas, o gestor ou a equipe responsável podem cometer mais erros, repetindo o mesmo processo várias vezes.
Mesmo que você tenha um sistema automatizado, ainda sim é preciso ficar acompanhando para que esteja tudo nos conformes, tomando o tempo em vários momentos que poderia ser resolvido de uma vez só. 🙏
4. Realize backups periódicos
Independente do tamanho do seu negócio, com os dados financeiros não se brinca. Qualquer centavo a menos que sumir ou a mais que aparecer pode gerar uma dor de cabeça. 😵
Já imaginou perder uma ou várias informações financeiras da sua empresa? Para não correr esse risco e ainda ser penalizado legalmente por isso, realize backups periódicos do seu sistema.
☁️ De preferência, salve esses backups em nuvem ao invés de mantê-los em um computador.
5. Revise os dados sempre que necessário e atualize-os
Sempre que houver qualquer atualização na folha de pagamento dos seus colaboradores, atualize-os em seu sistema sempre que possível.
Horas extras, bonificações, descontos, promoções, auxílios, dentre outras informações financeiras devem ser registradas. 📝
Incorpore a folha de pagamento à contabilidade
Agora que você conferiu um passo a passo para otimizar a sua folha de pagamento, existe mais uma etapa para deixar esse serviço perfeito. 💯
A fim de resguardar todas as informações financeiras, prezar atualizações constantes, ficar à frente dos erros e agilizar processos, é fundamental integrar a folha de pagamento à contabilidade.
Nós, da Betel Contabilidade, entregamos ótimos resultados às empresas que conciliam seus serviços financeiros conosco. 🚀
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