Quando você pensa em executar uma ação na sua empresa, seja ela relacionada à compra de material ou à equipe, que estratégia você utiliza para tomar decisões? Se você apenas age sem ter um planejamento, saiba que pode colocar em risco o processo das suas operações.
Pensando nisso, você precisa conhecer o método 5W2H, uma ferramenta de gestão que visa facilitar a elaboração e implementação de um plano de ação de forma clara e organizada. 💡📁
Neste artigo, exploraremos o que é o 5W2H e como pode ser utilizado para obter resultados positivos em suas decisões. ⬇️
O que é o método 5W2H?
5W2H é uma sigla em inglês que representa sete palavras-chave: “What” (o que), “Why” (por que), “Where” (onde), “When” (quando), “Who” (quem), “How” (como) e “How much” (quanto custa). 🎯
Essas perguntas servem como guia para a criação de um plano de ação detalhado e bem estruturado, permitindo que os responsáveis entendam e executem as tarefas sem dificuldades. 😉
Uma simples ferramenta que serve para o planejamento e resolução de problemas em projetos ou em diversas outras situações, ela também mostra como transformar em ações práticas toda a análise e formulação de estratégias feitas no plano de ação. Além disso, não é preciso ser um especialista para aplicá-la. 🧐
Na utilização desse método, é importante saber que cada uma das perguntas representa uma análise específica de cada etapa a ser executada. A forma de usá-lo se resume basicamente em responder às perguntas de forma detalhada e clara, contendo informações precisas.
Como surgiu o 5W2H
Esse método foi desenvolvido no Japão na década de 50, com o objetivo de tornar mais eficiente o planejamento de qualquer atividade, trazendo mais agilidade para os processos. Isso aconteceu após os especialistas Taiichi Ohno e Eiji Toyoda visitarem os Estados Unidos para conhecer o fordismo e suas aplicações de metodologias na indústria automobilística. 🚗
Porém, não se sabe exatamente quem criou essa ferramenta, o mais provável é que ela tenha sido inventada por engenheiros da Toyota, já que foi isso que a tornou uma das montadoras mais eficientes do mundo, tendo sido a pioneira na sua aplicação.
De início, a metodologia era aplicada principalmente na gestão de empresas, porém, hoje em dia, é algo que pode ser trabalhado também na organização profissional e pessoal.
Vantagens que o 5W2H traz
Fazer um 5W2H bem construído pode ser muito eficiente para montar e executar corretamente um plano de ação, assim como fazer o acompanhamento de cada tarefa presente nele.
As vantagens dessa ferramenta se dão pelo fato dela permitir uma visualização rápida das necessidades, motivações, atividades a serem realizadas, responsáveis e o que falta para atingir uma meta. ✨
O 5W2H também melhora a comunicação interna, uma vez que as responsabilidades, prazos e recursos são claros para todos os envolvidos. Isso reduz a possibilidade de conflitos e mal entendidos. Além disso, a metodologia ajuda a garantir que o trabalho seja executado de forma eficiente, com menos desperdício de tempo e recursos.
A melhoria contínua é outra vantagem das empresas que aplicam essa ferramenta, pois seu uso ajuda a identificar áreas onde os processos podem ser aprimorados. A análise dos resultados pode levar a melhorias constantes nos procedimentos da empresa. 📊
Como utilizar o método 5W2H? Execute o seu plano de ação
Passo 1: Defina o objetivo do plano de ação (What - o que)
O primeiro passo é estabelecer claramente o objetivo do plano de ação. O que você deseja alcançar? Qual é o resultado esperado? Essa definição precisa orientar todas as etapas seguintes do processo. ⬇️
Exemplo: Imagine que uma empresa de móveis deseja introduzir uma nova linha de móveis de escritório no mercado. Nesse cenário, o “what - o que”, seria a definição do que exatamente eles pretendem fazer.
Passo 2: Entenda o motivo do plano (Why - por que)
Com o objetivo definido, é importante compreender por que esse plano de ação é necessário. Quais são os benefícios e impactos positivos que ele trará para o negócio? Ter uma visão clara dos motivos aumentará a motivação e o engajamento dos envolvidos. 🚀
No exemplo da empresa de móveis, o motivo pelo qual ela deseja introduzir uma nova linha pode ser para atender as necessidades de um público alvo, para ter mais diversificação nos seus produtos ou para ganhar vantagem competitiva.
Passo 3: Identifique o local da execução (Where - onde)
Determinar onde o plano será executado é fundamental para organizar recursos e logística. Dependendo do tipo de projeto, a execução pode ocorrer em diferentes locais, como escritórios, fábricas ou até mesmo em ambientes externos à empresa.
Para a empresa de móveis, o “where - onde” pode se referir tanto a onde os móveis serão produzidos, como também onde serão comercializados, sendo assim, o local de produção e os pontos de venda.
Passo 4: Defina o prazo para a execução (When - quando)
Estabelecer um cronograma é essencial para evitar atrasos e garantir que o plano seja implementado de forma oportuna. Defina datas e prazos realistas para cada etapa do processo. 🗓️
Aqui, no exemplo da empresa de móveis, existem algumas variáveis a se mensurar, como definir a data de lançamento da nova linha, o cronograma de produção, os prazos de distribuição (definindo quando os produtos estarão disponíveis para os clientes nos diversos canais de distribuição), entre outros.
Passo 5: Escolha os responsáveis (Who - quem)
Identificar as pessoas responsáveis pela execução de cada tarefa é crucial para garantir que tudo seja realizado de forma organizada e eficiente. Delegar funções e atribuir responsabilidades claras evita confusões e retrabalhos. ✔️
No nosso exemplo, a empresa deve definir os responsáveis pelo desenvolvimento dos produtos, os responsáveis pelo marketing, pelas vendas, pela produção, logística, entre outros.
Passo 6: Determine a maneira de execução (How - como)
Nesta etapa, é hora de definir as estratégias e métodos que serão utilizados para executar o plano de ação. Quais recursos serão necessários? Como as tarefas serão realizadas? Planejar detalhadamente o "como" é fundamental para o sucesso do projeto.
No exemplo da empresa de móveis, o “how - como” refere-se a detalhar de que forma eles executarão cada passo do planejamento.
Passo 7: Estime os custos envolvidos (How much - quanto custa)
Todo plano de ação envolve custos, seja financeiro, de tempo ou de recursos humanos. Estimar os custos envolvidos é importante para ter uma visão realista do investimento necessário e, se for o caso, buscar fontes de financiamento. 💰
Para a empresa de móveis, essa etapa implicaria em mensurar os custos com a produção, distribuição, comercialização, salário dos colaboradores envolvidos, entre outros.
É importante sempre validar se o plano de ação está funcionando e adaptar para sempre ter os melhores resultados. Por isso, não tenha como algo escrito em pedra, pois assim como suas ações e metas, os itens do 5W2H também podem evoluir e mudar.
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